Dobra komunikacija, ključ uspeha svakog projekta
   7 May 2020, 10:50        SatTv    Srbijanka Stanković


Dobra komunikacija, ključ uspeha svakog projekta

Zdrava komunikacija je veoma važna u svakodnevnom životu, ali ona takođe ima važnu ulogu i kada su u pitanju projekti. Bilo da je reč o malom ili velikom projektu, uspostavljanje dobre komunikacije među članovima tima nije jednostavno. Šta je sve neophodno da bi komunikacija bila na visokom nivou u izradi i realizaciji svakog projekta, pročitajte u daljem tekstu.
 
Odlična komunikacija je kritična komponenta uspeha svakog projekta. Zapravo, prema Institutu za upravljanje projektima (PMI), većina neuspeha na projektu nastala je zbog problema u komunikaciji.
 
Upravljanje komunikacijom na projektu je važan deo projektnog menadžmenta jer uspešna komunikacija osigurava da se projekat uspešno završi. Sastoji od tri procesa koji pomažu da se poruke šalju, primaju i razumeju na pravi način:
  Planiranje komunikacije (u fazi planiranja projekta); Upravljanje komunikacijom (u fazi realizacije projekta); Kontrola komunikacije (u fazi monitoringa i kontrole projekta).  
 

#1 Planiranje komunikacije na projektu


Planiranje komunikacije je navika uspešnih ljudi. Ovde se definiše šta je potrebno iskomunicirati, sa kim, kada, gde, kako, koliko često. Plan komunikacije na projektu je zasnovan na informacijskim potrebama i zahtevima zainteresovanih strana. On treba da uključi sve bitne faktore koji se odnose na projekat:

Zaintresovane strane - ovo je lista svih zainteresovanih strana na koje projekat utiče.Trebalo bi da obuhvati članove tima, sponzore, kupce i druge zainteresovane strane, sve one koji utiču ili mogu uticati na projekat.  

Cilj - Koja će biti svrha Vaše komunikacije? Neke kanale komunikacije možete koristiti za informisanje, odnosno izveštaje o statusu i napredovanju projekta. Za neku komunikaciju je potrebno preduzeti određene radnje, poput zahteva da sponzor odobri promenu budžeta ili da klijent odobri testiranje projekta.  

Poruka - Kakva će biti poruka za svaku vrstu komunikacije? Ovo je stvarni sadržaj koji će se deliti među učesnicima komunikacije. Ključne komponente koje treba komunicirati uključuju ključne aspekte upravljanja projektima, odnosno opseg projekta, vremenski raspored aktivnosti, budžet, ciljeve, rizike na projektu i slično.  

Kanal - Kako će poruka biti dostavljena? Da li će to biti formalni, štampani izveštaj, da li će biti e-mail, sastanak, video poziv, neformalni razgovor ili nešto treće.  

Dinamika  - ovde treba definisati koliko često će se komunicirati sa tom osobom. Da li će to biti na dnevnom, nedeljnom, dvonedeljnom ili mesečnom nivou?  

Vaš plan komunikacije treba biti dovoljno detaljan da biste precizirali šta će se tačno poslati, kome, kako, kada i ko je za to odgovoran.
 
Važno je da uključite sve zainteresovane strane u kreiranje ovog plana. Morate razumeti njihove komunikacijske sklonosti i očekivanja. Važno je napraviti realnu potrebu za komunikacijom. Prekomerna komunikacija takođe može imati kontra efekat i dovesti do toga da ljudi prestanu da obraćaju pažnju. Sa druge strane, ako nedovoljno komunicirate, to može dovesti do nesporazuma i problema prilikom upravljanja projektima.
 

#2 Upravljanje komunikacijom na projektu


Nakon što je plan kreiran i odobren, posao menadžera projekta je da osigura da se isti koristi prilikom realizacije projekta. To znači da plan treba redovno pregledavati i ažurirati kako bi se uključile bilo kakve promene u projektu ili promene zainteresovanih strana sa kojima se komunicira. Menadžer projekta mora da upravlja izvršenjem ovog plana. To uključuje:

Prikupljanje i analizu podataka Stvaranje poruka za komunikaciju Prenos ili distribucija komunikacija Skladištenje svih izveštaja, datoteka ili dokumenata Preuzimanje bilo koje sačuvane komunikacije Odlaganje bilo koje stare komunikacije nakon zatvaranja projekta ili određenog datuma


#3 Praćenje i kontrola


Praćenje i kontrola komunikacije na projektu je proces nadgledanja i kontrole komunikacije tokom celog životnog ciklusa projekta kako bi se obezbedile i zadovoljile potrebe za informacijama učesnika projekta.

To može da uključuje:

Potvrdu da je komunikacija protekla je po planu Potvrdu da je primljena od strane odgovarajućih aktera Potvrdu da su poruke shvaćene Potvrdu da su relevantne povratne informacije dostavljene odgovarajućim članovima projekta.  
Stvarna vrsta praćenja, uključujući metodu i učestalost, trebalo bi da bude deo plana upravljanja komunikacijom. Postoji više vrsta različitih komunikacija na projektu, a to su: Pismena Usmena Neverbalna komunikacija


Pismena komunikacija:

Pismena komunikacija je jedan od najpreciznijih oblika komunikacije. Dalje se može podeliti u dva oblika: Pismeno formalno: projektni zadatak, izjava o obimu projekta, plan projekta, status projekta, složena pitanja, komunikacija vezana za ugovor, memorandumi i ostala zvanična projektna dokumentacija Pismeno neformalno: e-pošta, beleške, pisma, redovna komunikacija sa članovima tima


Verbalna (usmena) komunikacija:

Ova vrsta komunikacije ima visok stepen fleksibilnosti i vrši se putem ličnog kontakta, sastajanja tima, telefoniranja. Može se dalje kategorisati u dva oblika: Usmeno formalno: prezentacije, govori, pregovori... Usmeni neformalno: razgovor sa članovima tima, sastanci i razgovori na temu projekata  


Neverbalna komunikacija:

Neverbalna komunikacija je najosnovniji oblik komunikacije i oko 55% komunikacije se obavlja u ovom obliku, ovaj oblik komunikacije predstavlja više od izgovorenih ili napisanih reči. Opšti primeri ove vrste komunikacije su: izrazi lica, pokreti ruku, ton glasa tokom govora ...



Kako biti uspešan u upravljanju projektnom komunikacijom?


Uspešni menadžeri projekata koriste formalne i neformalne metode komunikacije na različitim kanalima. Korišćenje jednostavnog jezika, pridržavanje relevantnih tema, jasne, sažete i precizne poruke povećaće vaše šanse da ostvarite kvalitetnu komunikaciju. Neke od smernica kako da vreme provedeno na sastancima bude efikasno iskorišćeno:

Utvrdite da li je sastanak zaista neophodan Defiišite teme i napravite plan sastanka Utvrdite ko su učesnici sastanka Prosledite im dnevni red sastanka Definišite pravila sastanka Profesionalno vodite sastanak 

Sledeće veštine komunikacije takođe mogu povećati šanse menadžera projekta za uspešan projekat:

Snažne aktivne veštine slušanja Profesionalne veštine pisanja Odlična govorna sposobnost Postavljanje pitanja i ispitivanje kako bi se došlo do dodatne informacije Postavljanje i upravljanje očekivanjima članova tima i ostalim bitnim stakeholderima Motivisanje ljudi Veštine rešavanja konflikata Sposobnost sumiranja i preispitivanja primljenih informacija  
Planiranje i upravljanje komunikacijom je bitan deo projektnog menadžmenta jer projekt menadžer provede skoro 90% svog vremena u komunikaciji. Zato je vrlo praktično planirati ovu komunikaciju i biti dosledan u sprovođenju ciljeva. Prednosti upravljanja komunikacijom na projektu su velike, a ovde bi izdvojili ovih šest.
 

Prednosti upravljanja komunikacijom na projektu


Očekivanja: Plan komunikacije pomaže u postavljanju standarda kada se i kako treba odvijati komunikacija. Ovo pomaže vođi projekta u održavanju kontrole projekta i osiguravanju da svi akteri dobiju potrebne informacije.  

Doslednost: Sa pravilnim planom komunikacije, menadžer projekta postaje dosledniji u rukovanju projektnim aktivnostima. Takođe, članovima tima daje smer prema kome mogu dosledno komunicirati sa ostatkom tima i zainteresovanim stranama.  

Produktivnost: Efikasan plan upravljanja projektom održava sve članove tima dobro informisane o događajima u projektu. Na ovaj način, oni su uvek potkrepljeni informacijama koje su im potrebne, umesto da zaustavljaju rad kako bi dobili informacije koje im nedostaju.  

Ishod: Uspostavlja pravilan i jasan komunikacijski kanal između tima i zainteresovanih strana koji osigurava da tim tačno zna šta akteri žele, šta im je potrebno i šta očekuju od rezultata projekta.  

Kontrolisana komunikacija: Upravljanje komunikacijom takođe osigurava da se prave informacije isporuče pravim ljudima, na pravi način i u pravom trenutku. To ne ostavlja prostora za dvosmislenost i omogućuje nesmetan tok komunikacije.  

Saradnja projektnog tima: Dobra komunikacija često rezultira boljom saradnjom članova tima i povećava usredsređenost na ciljeve projekta. Zato ako do sada niste razmišljali o tome da treba napraviti plan komunikacije na projektu, pravo je vreme da to počnete. Bolje razumevanje vodi ka boljem projektu, zar ne?
 

Nema dobrog upravljanja projektom bez dobrog upravljanja komunikacijom.




Slične vesti

Pet saveta za uspešno traženje posla

7 May 2020, 11:18

Mnogo ljudi pravi grešku misleći da će posao doći sam od sebe nakon što apliciramo. Ali umesto da sedimo skrštenih…

Kako osvetljenje utiče na raspoloženje i produktivnost?

14 Apr 2020, 12:14

U poslednjih nekoliko decenija sve veći broj ljudi provodi po čitave dane zatvoreni u četiri zida, bilo da je u pitanju…

ZA SVE KOJI RADE OD 20 SATI DO 5 UJUTRU: Evo kako i kome firme da se obrate i obezbede dozvole svojim radnicima

18 Mar 2020, 14:24

Privredna komora Srbije pozvala je kompanije da joj se obrate kako bi preduzećima obezbedila pomoć u sprovođenju mera Vlade…

Postavite komentar


    Nema komentara za ovu vest

Pretraga

PREUZMI ANDROID APLIKACIJU

sattv-android-aplikacija

Najčitanije vesti

Najnovije vesti

DruštvoČUDOTVORNA ČUVARKUĆA! Ova biljka…

Poboljšava i imuni sistem. Mnogi od vas imaju čuvarkuću u svom domu, a ne znaju…

27 May 2020, 10:19

DruštvoIZGRADNJA NOVOG HOTELA I UREĐENJA…

U planu razvoja opštine Golubac,u okviru strateškog dokumenta u toku ove godine…

26 May 2020, 23:18

PolitikaODRŽANA 34. SEDNICA SKUPŠTINE…

ODRŽANA  JE 34. SEDNICA LOKALNOG PARLAMENTA U VELIKOJ SALI CENTRA ZA KUTLURU UZ POŠTOVANJE…

26 May 2020, 14:37

Kursna lista